L’informatisation s’inscrit comme une étape importante de l’évolution du dossier du patient au CHS. Déjà, le Projet d’établissement 1999-2003 envisageait l’informatisation des données médicales constitutives du dossier du patient.

Selon les orientations de la LOI du 4 mars 2002 relative aux droits des malades et à la qualité du système de santé, qui posait les principes fondamentaux du Dossier du patient, l’établissement élabore son Dossier Patient qui devient Unique (DPU), résultat du travail d’un groupe pluri professionnel (une année de réunions hebdomadaires). Le DPU « maquette »est utilisé dès octobre 2004, coïncidant avec l’accréditation et la visite des experts de l’ANAES.

L’année 2005 est mise à profil pour l’installation du Comité de suivi du DPU, pluri professionnel, l’évaluation du DPU « maquette », la consultation de l’ensemble des secteurs, l’organisation matérielle (reprographie, imprimeur…). C’est également l’année de la création des Archives centralisées. Le nouveau Dossier du Patient, version papier, est mis en service fin janvier 2006.

L’année suivante, le nouveau recueil d’information médicalisée en psychiatrie (RIMP-P) impose l’utilisation de l’informatique et d’un logiciel, ce qui nécessite un déploiement de matériels informatiques dans les services «intra» et les structures externes, s’appuyant sur le réseau Intranet qui se met en place. Cela amène progressivement les professionnels à l’utilisation de l’informatique (plus de 110 utilisateurs réguliers de Cimaise-Intranet). Une convention de coopération inter-hospitalière, signée parallèlement, met à disposition des compétences informatiques du CHIES. Le 29 mai 2008 les « instances » du DPI (dossier patient informatisé) sont installées :

• Le Comité du système d’information (pérenne)
• Le Comité de pilotage, lié à la démarche projet.

L’état des lieux (six groupes de travail pluri professionnels thématiques en juin 2008) et la rédaction d’un cahier des charges ont conduit à un appel d’offre début 2009, auquel ont répondu sept éditeurs de logiciels. Lors de la commission d’appel d’offre de juin 2009, le choix se porte sur le logiciel AXIPAGE.

L’organisation sur le terrain est fixée en accord avec les responsables de pôles réunis le 29 septembre 2009. Outre le groupe projet élargi opérationnel, désignation d’un groupe de correspondants par pôle d’activité clinique (un médecin, un soignant, une secrétaire médicale) et recherche, si possible d’un « binôme » médecin/soignant par unité. Le déploiement de cet outil informatique se déroulera par strates successives en s’appuyant sur des services pilotes couvrant l’ensemble de l’activité clinique. Le rôle attendu des services pilotes consiste en la participation active aux définitions des fonctionnalités, du paramétrage, des besoins, en la réalisation des tests et évaluations « in situ » des différents modules dans l’ordre du déploiement. Cela engage sur la disponibilité des correspondants du pôle (service).

Dans le cadre du déploiement du Dossier Patient Informatisé, le CHS a adhéré au Groupement d’Intérêt Public dénommé GIP- C.PAGE afin de bénéficier des produits et services fournis par cette structure. Pour éviter tout dysfonctionnement avec le logiciel du Dossier Patient Informatisé, le CHS de Navarre a fait le choix de remplacer le système actuellement installé au Bureau de la Gestion des Malades par le produit AXIPAGE. Depuis le 1er janvier 2010, la gestion des malades est assurée à partir du nouveau logiciel CPAGE.

CPAGE étant intégré à AXIPAGE le logiciel (Dossier Patient Informatisé), il n’y a pas d’interface ce qui fiabilise le transfert des données. De plus, ces deux logiciels permettent la bidirectionnalité des informations (mise à jour des deux logiciels à partir de l’un d’eux). La saisie des mouvements des patients (entrées, sorties, mutations…) sera informatisée grâce au logiciel AXIPAGE, courant 2010, ainsi une connaissance en temps réel des disponibilités des lits sera possible.

Le travail préparatoire de ce projet ambitieux est initié. En effet, des réunions de cadrage avec la société AXIPAGE se sont déroulées en 2010 :
• Cadrage technique, qui a permis d’affiner les éléments techniques du projet. La phase technique comprend deux grandes étapes, et se trouve en amont de la phase fonctionnelle (installation du serveur - mise en place des connecteurs - mise en place des interfaces).
• Cadrage financier, définissant la méthode de validation des modules et le plan de facturation.
• Cadrage fonctionnel. La phase fonctionnelle est découpée en 4 groupes.
• Le groupe 1 comprendra les modules suivants : Identités/ mouvements – Activités RIMP – Bureautique – Agenda.
• Le groupe 2 comprendra le module suivant : Dossier médical commun, ce qui permet de préparer l’analyse, le paramétrage et la validation.
• Le groupe 3 comprendra les modules suivants : Gestion de la pharmacie – Prescription – Administration. La gestion de la pharmacie comprend un travail de paramétrage du livret.
• Le groupe 4 comprendra : le Dossier de soins infirmiers. Le début de cette étape est prévu à partir de mai 2011. Le dossier de soins pourra intégrer les transmissions ciblées.

Un an après, le logiciel de dossier patient est implanté sur un serveur spécifique. Nous disposons également d’un serveur de test et d’un serveur réservé à la formation.

Environ 300 infirmiers et aides soignants ont reçu la formation à l’utilisation du module Identités-Mouvements qui est disponible dans les unités intra. Ils ont été formés par leurs collègues, une douzaine d’infirmiers formateurs réguliers qui se sont investis dans cette mission cruciale pour le CHS.

Les 25 secrétaires médicales sont également formées au module Bureautique- Agenda-Archives qui vient d’être déployé. Les prochaines étapes sont : le paramétrage de la pharmacie, le module Dossier médical commun, le module des Prescriptions. Le déploiement se termine par le module Dossier de soins.

Le Dossier Patient Informatisé du CHS est bien parti.